招待状・案内状 - 結婚式2次会ブース

結婚式2次会の招待状・案内状の作成に当たっては、下記に一通り記載すべき項目を記載しました。
項目の抜け・漏れが重大なミスにつながる可能性もありますので注意してください。

• 開催日時（受付開始時間と開宴・終宴時間）
• 会場名
• 会場住所
• 会場場電話番号
• 会場地図・交通アクセス方法
• 駐車場の有無（有る場合には、駐車料金も）
• 会場URL
• 会費
• ドレスコード
• 出欠確認の連絡方法（返信ハガキのみか、電話、e-mailも可か）
• 出欠確認の締切日
• ゲスト名記入欄（住所・電話番号・e-mailアドレスも）
• 幹事の連絡先（電話番号・e-mailアドレス）
• 新郎新婦へのメッセージ記入欄
• その他、注意事項（ゲームに際しての持ち物等）

会場へのアクセスが良く無い場合には、地図が最も重要なポイントとなります。必ず分かりやすいものを用意するようにしましょう。

結婚式の招待状であれば2ヶ月前と言われていますが、2次会であればそれを過ぎても問題ありません。理想としては、1ヶ半前までには送り、1ヶ月前までには締め切りましょう。（現実は1ヶ月前に送って2週間前に締め切るということも多いようですが・・・）
出欠まで問う招待状というよりも出席者だけに送る案内状の要素が強い場合には、1ヶ月〜3週間くらい前でも構いません。

文書を郵送するのではなくメールであっても問題はありません。むしろ20代が中心の場合には既に携帯メールを普通に活用して2次会の案内を行っています。
携帯含めてメールには紙には無い利点があります。それはコストがかからないことによる「複数回アナウンス可能」ということです。まずは招待し、事前に確認し、直前にアラートを出す、と言ったことができるのはメールならではです。

出欠は必ずExcel等でシートを作って招待状への返信があった都度チェックを入れていきましょう。
プリントアウトすることを想定したサイズでの作成をお勧めします。また、グループごとにExcelを分けるというようなことはせずに必ず1枚のシートにまとめておくようにしましょう。そうすることでそれをそのまま当日の出欠管理表に利用することができます。

期日を過ぎても連絡が来ない人がいる場合には、まず新郎新婦へ相談しましょう。新郎新婦へ口頭で参加意思を伝えている人も少なからずいるはずです。新郎新婦も確認できていない場合には、新郎新婦に連絡をしてもらうか、幹事が連絡するかを決めましょう。
幹事が連絡をする場合には、突然の電話では出ない場合もありますので、まずはe-mailなどで連絡してみましょう。

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